ilustrasi
Bima, Bimakini.- Bimbingan Teknis (Bimtek) Manajemen Penataan dan Pengendalian Arsip SKPD dan Kecamatan, Kamis (6/4), di aula kantor Pemkab Bima memasuki hari kedua. Materinya diisi sejumlah kiat praktis pengelolaan arsip.
Bimtek yang secara khusus mengundang para Kasubag Umum dan Kepegawaian SKPD dan Kecamatan itu bertema mewujudkan pengelolaan arsip profesional menuju Kabupaten Bima RAMAH. Satu di antaranya diisi materi penataan arsip aktif dan inaktif.
Narasumber kegiatan itu adalah Julkifli, SH, MHum, Kabid Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bima. Menyajikan materi Tata-Naskah Dinas. Produk hukum daerah dan arsip aktif-inaktif dalam pengelolaan naskah dinas harus dilakukan secara teliti dan memerhatikan sejumlah aspek.
“Aspek tersebut antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan,” sebutnya dikutip Kabag Humaspro Setda Kabupaten Bima, Armin Farid, SSos.
Selain aspek itu, ada beberapa asas pengelolaan naskah dinas. Mulai dari prinsip efektif dan efisien, pembakuan, akuntabilitas, keterkaitan, kecepatan dan ketepatan, ketelitian, kejelasan, singkat, padat serta logis dan meyakinkan.
Narasumber lainnya, Satrio Pinto Nugroho, Fungsional Arsiparis Provinsi NTB. Dia memaparkan, arsip inaktif dibedakan menjadi arsip teratur dan arsip tidak teratur. Dalam penataan arsip, tidak teratur dapat dilakukan melalui cara yang sederhana yaitu hanya mengelompokkan tahun dan unit kerja. Cara rinci dapat dilakukan berdasarkan tahun, unit kerja ditambah masalah.
Menanggapi pertanyaan peserta tentang kriteria pengelompokan arsip aktif dan inaktif, Satrio memaparkan, beberapa aspek yang perlu menjadi perhatian dalam pengelompokan arsip. Antara lain frekuensi akses terhadap arsip. Misalnya jika arsip diakses lebih dari enamkali, maka dokumen tersebut tergolong tergolong arsip aktif.
Dalam penataan arsip, aspek lainnya yang perlu diperhatikan adalah rekonstruksi arsip. “Rekonstruksi arsip merupakan salahsatu tahapan penting yang mencakup pemilahan arsip, memilah antara arsip dan non-arsip,” katanya.
Penyusunan kelompok arsip dapat dilakukan melalui pemilahan berdasarkan struktur organisasi, berdasarkan masalah, dan berdasarkan kronologis. Selain teori, peserta berdiskusi kelompok dan memraktekkan pemilahan dokumen arsip agar mendapatkan pengetahuan praktis dalam mengelolaan naskah dinas. (BK29)
Ikuti berita terkini dari Bimakini di Google News, klik di sini.
