DI jenis pekerjaan apapun, pengarsipan hampir selalu dibutuhkan. Namun, coba tengok ke organisasi/instansi kita masing-masing, apakah sudah memiliki daftar Arsip? Sudahkah Daftar Arsip yang dibuat dilengkapi umur arsipnya? Pernahkah melakukan pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip atau record center? Apa juga pernah menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah? Satu hal lagi, pernahkah melakukan kegiatan memusnahkan arsip?.
Tulisan sederhana ini, mencoba mengingatkan kembali untuk bisa mengelola arsip dengan baik, khususnya terkait penyusutan arsip. Penyusutan arsip dalam suatu organisasi atau instansi harus dilakukan untuk mengurangi arsip inaktif yang tidak memiliki nilai guna arsip.
Kegiatan penyusutan arsip berpedoman pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip, dan juga Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
Mari mengawalinya dengan membatasi jawaban untuk sekitar empat pertanyaan di atas. ‘Sudah’ atau ‘Belum’?.
Penyusutan Arsip Penting Untuk Manajemen Arsip Yang Sehat
Arsip merupakan salah satu sumber informasi manajemen, satu alasan yang menyebabkan arsip menjadi sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu lembaga. Demikian kutipan dari makalah ‘Penyusutan Arsip’, Burhanuddin DR (Data TI, 2/1, 2008).
Sementara itu, menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sebagai rekaman informasi dari setiap kegiatan administrasi suatu organisasi, arsip akan terus berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin kompleksnya fungsi-fungsi dan tugas organisasi. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Permasalahan yang sering dihadapi adalah arsip bertambah banyak dan semakin menggunung dari hari ke hari sehingga makin terasa sesak ruangan kerja.
Oleh karena itu untuk menghindari terjadinya penumpukan arsip, penting bagi pencipta arsip untuk melakukan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Belum Melakukan Penyusutan Arsip Dengan Baik, Mulailah Dengan Ini
Mari kembali mengutip Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan Arsip dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA yaitu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Secara sederhana, dari kutipan Perka ANRI di atas, kita bisa memulai proses Penyusutan Arsip, dengan: Pertama, memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan. Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip serta dilakukan sesuai dengan prosedur pemindahan Arsip Inaktif. Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui kegiatan : (1) penyeleksian Arsip Inaktif; (2) pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; (3) penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan
Langkah paling awal ini akan mudah, jika manajemen arsip sudah tertata dengan baik. Untuk yang masih kacau, sangat diperlukan penataan ulang jenis arsip. Mana arsip yang harus disimpan dengan baik, mana yang wajib dipindahkan, serta jenis arsip yang mana yang sudah bisa dimusnahkan.
Kedua, memusnahkan arsip yang sudah habis masa simpan dan nilai gunanya. Untuk ini, masing-masing unit kerja tentu telah memiliki panduan teknis tersendiri, tentang karakteristik dari masing-masing jenis arsipnya. Kutipan lain dari makalah Burhan, ‘Penataan jenis arsip bisa diperiksa ulang berdasarkan sistem yang digunakan, misalnya sistem agenda, sistem kartu/kaulbach, dan lain sebagainya’. Lalu, untuk jenis arsip yang sudah habis masa simpan atau tidak ada nilai gunanya, setelah dilalukukan penilaian kemudian disiapkan Daftar Arsip Musnah, baru kemudian dimusnahkan sesuai peraturan yang berlaku.
Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip : (1) tidak memiliki nilai guna; (2) telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; (3) tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; (4) tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Ketiga, penyerahan arsip statis dari lembaga yang menciptakan arsip ke lembaga kearsipan. Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap arsip yang: (1) memiliki nilai guna kesejarahan; (2) telah habis retensinya; dan/atau (3) berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip.
Urutan prosesnya pun berjenjang, kembali berdasarkan jenis arsip, JRA, serta ketentuan perundangan atau peraturan yang berlaku. Sedikit mengingatkan di langkah penyerahan arsip, sangat perlu untuk menyusun terlebih dahulu Daftar Arsip yang akan diserahkan. Jika DPA yang sebelumnya sudah dinilai dan disetujui ANRI untuk diserahkan, buatkanlah Berita Acara Penyerahan Arsip. Jadi, saat pelaksanaan penyerahan arsip, terdapat proses penandatanganan berita acara oleh pejabat ANRI dan pejabat lainnya yang berwenang, DPA serta tentunya arsip dimaksud yang akan diserahkan.
Namun, secara mendasar, terdapat dua proses utama di tiga langkah penyusutan di atas. Yakni, dimulai dengan Tata Usaha Pengolahan Arsip, kemudian dilanjutkan dengan Unit Kearsipan.
Pada Tata Usaha Pengolah Arsip, penting untuk secara rutin melakukan penelitian yang menentukan nilai arsip berdasarkan JRA. Berikutnya, kita akan mudah memisahkan arsip yang dimusnahkan atau arsip yang akan disimpan. Kemudahan lainnya, penataan arsip inaktif jadi jauh lebih mudah, dan karena sudah disimpan di file tersendiri, mudah pula memenuhi target waktu penyerahan arsip inaktif kepada Lembaga Penyimpanan Arsip serta membuat daftar dari arsip yang telah dipindahkan. Proses tata usaha ini rutin dilakukan, maka mudah pula bagi Unit Kearsipan melakukan penelitian terhadap arsip yang sudah melampaui JRA.
Bangun Kebiasaan Rutin Untuk Memudahkan Penyusutan Arsip
Proses pelaksanaan Penyusutan Arsip memang tidak mudah. Namun, ketika sudah dijadikan rutinitas di masing-masing unit kerja, urutan setiap prosesnya bisa diikuti dan secara berkesinambungan dapat pula menciptakan budaya pengarsipan yang baik dan sehat.
Dengan menjaga konsistensi dan kebiasaan rutin dari proses penyusutan arsip, kita dan unit kerja kita akan terhindar dari pemusnahan arsip yang tidak prosedural. Itulah sebabnya, penting pula untuk setiap kita (baca: SDM – Sumber Daya Manusia) selalu belajar dan mengupdate sistem, undang-undang dan peraturan pemerintah, yang berkaitan dengan Penyusutan Arsip, sehingga secara umum bisa membantu terciptanya sistem administrasi dan pelaksanaan tugas kelembagaan secara baik. Wallahu’alam bissawab.
Penulis: Reny Yuli Susanti, S.STP. (Arsiparis Ahli Madya Sekretariat Daerah Kota Mataram)
Ikuti berita terkini dari Bimakini di Google News, klik di sini.
